سیستم اتومایسون مکاتبات سامان
سيستم اتوماسيون اداري به منظور برطرف نمودن مشكلات موجود كه در سيستم دستي ثبت و گردش
مستندات اداري وجود دارد طراحي و پياده سازي شده است. از جمله مشكلات و محدوديتهايي
كه در
سيستم گردش دستي مكاتبات فعلي وجود دارد مي توان به كندي در ذخيره و بازيابي
اطلاعات مستندات در گردش ، محدوديت در فراهم سازي اطلاعات مورد نياز ، توليد حجم بالايي
از مستندات كاغذي ، مفقود شدن اسناد ، دشواري دسته بنديي و استخراج اطلاعات و ... اشاره
كرد. هدف نهايي اين سيستم ، حذف مكاتبات كاغذي و جايگزيني آن با نظامي الكترونيكي است.
براي دستيابي به اين هدف سيستم از امكاناتي بشرح زير برخوردار است :
- توانايي تعريف دبيرخانه هاي غير متمركز و متمركز
- امكان شماره دهي خودكار يا غير خودكار
- ثبت نامه وارده و ارسال الكترونيكي آن به مقصد داخلي
- امكان پويش نامه و ضمائم آن
- ثبت اقدامات انجام شده در گردش نامه
- امكان ارتباط با ويرايشگر Word
- قابليت رديابي سوابق و نامه هاي مرتبط
- امكان جستجوي نامه به روشهاي مختلف
- امكان بايگاني غير متمركز و درختي
- امكان طبقه بندي موضوعي مستندات
- پي نوشت يا يادداشت دهي و گردش نامه
- امكان گردش همزمان رونوشت هاي يك مستند
- امكان مشاهده تاريخچه گردش رونوشت و اصل مستند
- امكان برقراري پيوند بين مستندهاي مختلف
- امكان تعليق نامه
- امكان درخواست اصل
- امكان كنترلهاي مختلف امنيتي از جمله دستيابي به سيستم و اطلاعات
- امكان تعريف فعاليت ، روند
- امكان تعريف دبير و نقش از طرف
- امكان ايجاد ساختار تشكيلاتي سازمان
- امكان برقراري ارتباطات فرا منطقه اي با ساير سيستم هاي اتوماسيون اداري از طريق XMLWebService
- امكان مديريت جلسات همراه با پيگيري مصوبات جلسه
- بهره مندي از زيرسيستم هوشمند پي گيري
- بهره مندي از كارتابل OFFLINE
- امكان بهره مندي از ماجول فرم ساز جهت ساخت هرگونه فرم مورد نياز سازمان (به صورت كاملاٌ
گردش كاري) توسط كاربران سيستم
- امكان بهره مندي از كارتابل تحت WEB