سیستم اتومایسون سامان
تعریف
سيستم اتوماسيون اداري به منظور برطرف نمودن مشكلات موجود كه در سيستم دستي ثبت و گردش
مستندات اداري وجود دارد طراحي و پياده سازي شده است.
از جمله مشكلات و محدوديتهايي
كه در سيستم گردش دستي مكاتبات فعلي وجود دارد مي توان به كندي در
ذخيره و بازيابي اطلاعات مستندات در گردش ، محدوديت در فراهم سازي اطلاعات مورد نياز
، توليد حجم بالايي از مستندات كاغذي ، مفقود شدن اسناد ، دشواري دسته بنديي و استخراج
اطلاعات و ... اشاره كرد. هدف نهايي اين سيستم ، حذف مكاتبات كاغذي و جايگزيني آن با
نظامي الكترونيكي است. براي دستيابي به اين هدف سيستم از امكاناتي بشرح زير برخوردار
است :
توانمنديهاي سيستم اتوماسيون اداري سامان نگاره
- پشتيباني از دبيرخانههاي غيرمتمركز و متمركز
- امكان شماره دهي خودكار يا غير خودكار
- ثبت نامه وارده و ارسال الكترونيكي آن به مقصد داخلي
- امكان پويش نامه و ضمائم آن
- ثبت اقدامات انجام شده در گردش نامه
- امكان ارتباط با ويرايشگر Word
- قابليت رديابي سوابق نامهها
- امكان جستجوي نامه به روشهاي مختلف
- امكان بايگاني غيرمتمركز و درختي
- امكان طبقهبندي موضوعي مستندات
- پينوشت يا يادداشتدهي و گردش نامه
- امكان گردش همزمان رونوشتها ي يک مستند
- امكان مشاهده تاريخچه گردش رونوشت و اصل مستند
- امكان برقراري پيوند بين مستندات مختلف
- امكان تعريف انواع روالهاي كاري و گردش مكاتبات
- تعريف دبير و نقش از طرف
- ايجاد ساختار تشكيلاتي سازمان
- امضاي ديجيتال به منظور تضمين اصالت فرستنده
- امکان تعريف کنترل¬هاي مختلف امنيتي از جمله
انواع سطوح دسترسي، دستيابي به سيستم و
اطلاعات
- معرفي فعاليتهاي خودكار
- ضميمه نمودن صوت , فيلم , تصوير و ...
- امكان برقراري ارتباط از طريق Web
- ارجاع, پيگيري و تفويض اختيار
قابليت¬هاي ويژه سيستم اتوماسيون اداري سامان نگاره
- مبتني بر گردش كار (Work Flow Based)
- قابليت استفاده تحت ويندوز و وب (Multi User Interface)
- داراي ابزار قدرتمند فرم ساز جهت ساخت كليه فرمهاي مورد نياز به صورت گردش كاري
- پشتيباني از پروتكل ECE جهت ارتباطات فرامنطقه اي با ساير سيستم¬هاي اتوماسيون اداري( Xml Web Service & Email)
- امكان استفاده به صورت Off Line
- بهره گيري از زيرسيستم هوشمند پيگيري روي موارد كاري
- داشبورد مديران جهت كنترل موارد كاري ارجاع شده
- ارسال خودكار نامه هاي دعوت و صورت جلسات
- امكان استفاده از قلم نوري جهت درج پي نوشت ، يادداشت و گزارش
- امكان ارسال فكس
- ارايه انواع گزارشات پويا به صورت درختي، تفصيلي و نموداري